Pôle Administration générale

Le Pôle de l’Administration générale est directement rattaché au Directeur Général des Services (DGS) de la mairie et a pour vocation de le seconder dans l’exécution de ses missions.

Une de ses fonctions principales est de mettre à la disposition des différentes entités de la commune les moyens nécessaires à la réalisation de leurs missions de service public.

Ce pôle s’adresse aussi bien aux usagers internes, qu’aux interlocuteurs extérieurs.

Le Pôle Administration Générale de la Mairie des Trois-Ilets est composé de plusieurs entités :

• L’Accueil et l’affranchissement du courrier,
• Le Secrétariat Général,
• La Communication, (cf. fiche ad-hoc)
• Les Archives – service en cours de Mise en place.

Le Pôle Administration Générale est sous la responsabilité d’un(e) responsable qui anime sous l’autorité du DGS et du Maire, les Services précédemment cités.

L’accueil et l’affranchissement du courrier :

Ce service assuré par un agent qui a pour fonction d’accueillir les administrés et toute personne venant en mairie.

Ses missions et tâches :

• Renseigner et Orienter vers les services adéquats les personnes selon leurs besoins.
• Tenir le standard général du Centre Administratif et Technique.
• Organiser l’accueil et l’affichage et l’approvisionnement des tracts de l’accueil
• Gérer l’agenda du maire pour ses jours de permanences.
• Effectuer les photocopies pour les services internes et élus.
• Affranchir les courriers des services de la mairie.
• Gérer 2 régies :
  • Les ateliers culturels : Inscription aux ateliers culturels de la ville le 1^er Mercredi de chaque trimestre.
  • Les machines à glace pour les marins pêcheurs.

Projets :

Abécédaire des services et des besoins récurrents de ces derniers et des administrés.

Le Secrétariat Général :

 Ce service est tenu par 3 agents ayant pour mission d’effectuer toutes les fonctions administratives en étroite collaboration avec le Maire, le Directeur Général des Services et le Responsable de l’Administration Générale.

Ces agents sont également l’interface de l’ensemble des services de la commune.

Le secrétariat peut être amené à relayer le standard en cas d’indisponibilité des lignes et peut également servir de back-up à l’accueil, et s’occupe de l’organisation du back-office et de l’appui des équipes.

Ses Missions principales :

• Réceptionner et traiter les courriers (électroniques et papiers) du Maire et de l’ensemble de la Mairie.
• Répondre à la demande du Maire et du DGS à certains courriers ou demandes
• Adresser des courriers aux autres services de la commune, de l’état ou de la collectivité territoriale.
• Gérer l’agenda du maire hors des jours de réceptions dédiés.
• Organiser le planning d’occupation de la salle de délibération et des travaux de l’assemblée.
• Etablir les convocations pour les commissions à la demande des élus.
• Suivre les dossiers d’autorisation de stationnement des taxis (ADS) – (15 places sur la commune.)
• Classer et archiver les dossiers du Secrétariat Général
• Rechercher certains documents à la demande des services de la commune.

Projets :

Mise en place des Archives avec l’ensemble des Services la Mairie et la Responsable des Archives à venir.

Les Archives :

Ce service sera mis en place d’ici quelques mois et aura pour vocation, dans un premier temps d’uniformiser le système d’archivage de la commune et de réunir l’ensemble des documents à la fois numériquement selon les directives de la CNIL et des collectivités.

Projets :

Définir les procédures et les transmettre aux services,
Former les divers services aux modalités de l’archivage
Mise en place des Archives avec l’ensemble des Services la Mairie et des services en un seul lieu, à la fois numériquement et papier…

Adresse :
Centre Administratif
1, Rue Epiphane de Moirans
97229 TROIS-ILETS.

Contact : 05.96.68.31.11
Fax : 05.96.68.30.39
Mail :  secretariat@mairie-trois-ilets.fr